オフィスの移転は企業にとって大きな成長のステップですが、その裏側で担当者の方は数多くのタスクに追われているのではないでしょうか。 通常業務と並行してのオフィス移転は、物件探しから各種手続きまで多岐にわたります。
特に、契約関連の手続きは専門的な内容も多く、つい後回しにしてしまいがちです。
今回は、多忙なオフィス移転の担当者様に向けて「いつ、何をすべきか」をまとめたTODOリストをご用意しました。
中でも見落としがちな保険の手続きについて、契約漏れや二重払いを防ぐためのポイントを分かりやすく解説します。
【移転2ヶ月前】まずは旧オフィスの契約内容を確認しよう
新しいオフィスのことばかりに目が行きがちですが、まずは現在入居しているオフィスの保険契約内容を確認することから始めましょう。
✅ 現在の火災保険の「解約通知期限」を確認する
現在加入している火災保険の契約書を確認し、解約にはいつまでに通知が必要なのかをチェックします。通知が遅れてしまうと、移転後も旧オフィスの保険料を支払う「二重払い」の状態になってしまう可能性があります。
また、契約期間の途中で解約する場合、残りの期間に応じた「解約返戻金」が戻ってくるケースもあります。忘れずに確認しておきましょう。
【移転1ヶ月前】入居を決めたら、新オフィスの保険準備もスタート！
新オフィスの内見を終え、「ここにしよう！」と入居を決めたタイミング。 実はこの入居申込とほぼ同時に、火災保険の検討を始めるのが最もスムーズです。
多くの賃貸借契約では火災保険への加入が必須となっているため、契約手続きと並行して進めるのが効率的です。
✅ まずは「大家さんへの賠償額」をイメージする
「保険の検討って、何から手をつければ…？」と難しく考える必要はありません。まずは、万が一火事を起こしてしまった際に「大家さんへ賠償するために、いくらくらいの保険に入っておけば安心か」をイメージしてみましょう。
一般的には、お部屋を元通りに戻すための費用として、1,000万円〜2,000万円ほどに設定するケースが多くなっています。
✅ 自社の「持ち物」は、ざっくりどれくらい？
続いて、オフィス内の資産、すなわち「家財」に対する保険金額を設定します。
対象となるのは、PCやデスク、その他業務で使用するすべての什器・備品です。この時点では概算で構いませんので、オフィス全体の資産総額がどの程度なのかを把握することが重要です。
「うちの事業だと、他にどんなリスクがあるんだろう？」 「内装工事をするけど、その間の補償は？」
もし少しでもそんな疑問が頭に浮かんだら、専門の保険代理店に相談するサインです。
【移転2週間前〜入居日まで】保険の契約手続き
補償のイメージが固まったら、いよいよ契約手続きです。
✅ 保険の申込手続きを完了させ、契約開始日を「鍵の引渡し日」に設定する
不動産会社から提案された保険にそのまま加入するのも一つの手ですが、より良い条件を探すなら、複数の保険会社を扱う専門の保険代理店に一度相談してみることをお勧めします。
同じ保険料で、より手厚い補償を受けられるかもしれません。
そして、最も重要なのが保険契約の開始日。
これは必ず「鍵の引渡し日」に設定しましょう。そうすることで、引越し作業中の事故でもしっかりと補償を受けることができます。
賃貸オフィスの保険は、なぜ専門代理店に相談した方が良いの？
不動産会社が紹介する保険は、あくまで一般的なプランです。
そのため、自社にとっては不要な補償が付いていたり、逆に必要な補償が漏れていたりすることも。
その点、オフィスの保険の専門家は、お客様の事業内容やオフィスの状況に合わせて厳選した数社の保険プランを比較し、貴社にとって本当にコストパフォーマンスの高いプランを選ぶお手伝いをしてくれます。
当社では関連会社にて、オフィスをはじめとした事業用保険の相談窓口を設けています。
専門チームが貴社の状況をお伺いし、最適なプランをご提案いたします。
こちらからお気軽にお問い合わせください💡
📝 まとめ
オフィス移転は、担当者様にとって一大プロジェクトです。 ただでさえ多忙な中で、慣れない保険選びに時間をかけるのは大きな負担ではないでしょうか。
面倒な比較検討や手続きは、専門家をうまく活用して「丸投げ」してしまうのが、最も賢い選択です。
「移転作業で忙しく、保険のことまで手が回らない」 「何から考えればいいか正直よくわからない」
ぜひ一度、専門チームを有する保険代理店にご相談ください。
御社に最適なプランを複数社から比較し、ご提案いたします。
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